Beratung, Sensibilisierung & Umsetzung im Management von Anfragen und Kundenbeziehungen
Vom Zielkunden zum Debitor - es gibt zahllose Faktoren, die erfolgreiche Unternehmen von weniger erfolgreichen unterscheiden. Doch eines bleibt in jeder Phase des Prozesses gleich und ist entscheidend für den langfristigen Erfolg: Professionalität und - wie so oft im Leben – die Art und Weise der Kommunikation.
Ich unterstütze Sie bei folgenden Fragestellungen rund um das Anfrage- & Debitorenmanagement
1. Verantwortlichkeiten und Abläufe im Anfragemanagement
• Sind die Verantwortlichkeiten und Abläufe klar definiert? Wer ist für welche Schritte zuständig, und wie wird die Prozesskette organisiert?
• Existieren klare Entscheidungswege und Kriterien für den Umgang mit nicht erfüllbaren Anfragen? Wie gehen Sie mit Anfragen um, die nicht bedient werden können oder sollen? Gibt es festgelegte Entscheidungswege und Kriterien, um solche Anfragen effizient zu bearbeiten?
2. Kundeninformationen und Stammdatenpflege
• Welche Kundeninformationen sind festgelegt, und wie werden diese aktualisiert? Welche Funktionen, Ansprechpartner und Abteilungen beim Kunden sind involviert? Wie erheben und aktualisieren Sie diese Informationen, um aktuelle und vollständige Daten zu gewährleisten?
• Unterscheidung zwischen Bestands- und Neukundenanfragen: Wird zwischen Anfragen von Bestandskunden und potentiellen Neukunden differenziert und priorisiert? Wenn ja, nach welchen Kriterien erfolgt die Differenzierung und Priorisierung?
• Erfüllung von Kundenanforderungen und Normen: Welche Maßnahmen werden getroffen, um Anforderungen wie RoHS-Compliance, Lieferkettennachweise, Zertifikate und weitere gesetzliche und branchenspezifische Anforderungen zu erfüllen?
3. Eingehende Anfragen: Qualität, Vollständigkeit und Prüfung
• Wie wird die Qualität und Vollständigkeit der eingehenden Anfragen überprüft? Existieren Mechanismen zur Sicherstellung, dass alle nötigen Informationen vorhanden sind, bevor der Bearbeitungsprozess beginnt?
• Wie erfolgt die Priorisierung und Weiterleitung von Anfragen? Gibt es definierte Regeln, um Anfragen zu priorisieren und intern weiterzuleiten, insbesondere bei gleichzeitiger Bearbeitung mehrerer Anfragen von einem Kunden?
4. Kommunikation und Transparenz im Anfragemanagement
• Wann und wie erfolgt die Kommunikation zwischen Kalkulationsabteilung und Vertrieb? Welche Prozesse sind etabliert, um eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen sicherzustellen?
• Kommunikation von Änderungen und wichtigen Informationen: Wer ist verantwortlich für die Kommunikation über Preiserhöhungen, Lieferengpässe oder Qualitätsprobleme, aber auch Zahlungsthemen und wie erfolgt diese, um Transparenz und Vertrauensaufbau bei den Kunden zu gewährleisten?
• Feedback an Kunden während des Anfragestadiums: In welchen Phasen der Anfrage wird welches Feedback an den Kunden gegeben? Welche Informationen werden wann mit dem Kunden geteilt, um ihn über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten?
5. Angebotsprozess und Kundenfeedback
• Wie werden Angebote erstellt und an den Kunden übermittelt? Existiert ein standardisierter Prozess, der sicherstellt, dass Angebote transparent und fristgerecht erstellt und kommuniziert werden?
• Wie häufig und in welcher Form wird Kundenfeedback zu ihren Anfragen eingeholt? Gibt es regelmäßig strukturierte Abfragen zur Zufriedenheit der Kunden, um die Effizienz und Servicequalität im Anfragemanagement kontinuierlich zu verbessern?
6. ERP-, CRM- und Stammdatenmanagement
• Welche Daten werden im ERP/CRM-System dokumentiert und analysiert? Werden relevante Daten erfasst, und wie erfolgt die Auswertung zur Identifikation von Optimierungspotentialen im Anfragemanagement?
• Nutzung von Stammdaten zur Prozessoptimierung: Wie werden Stammdaten gepflegt und genutzt, um effizientere Abläufe und eine genauere Bedarfsanalyse zu gewährleisten?
7. Eskalationsmanagement und Nachverfolgung
• Existiert ein Eskalationsmanagement für dringende oder problematische Anfragen? Wer ist für die Eskalation zuständig, und wie wird sichergestellt, dass kritische Anfragen schnell bearbeitet werden?
• Nachverfolgung und Abschluss von Anfragen: Werden alle Anfragen bis zum Abschluss aktiv verfolgt, und wie erfolgt die Überprüfung der Qualität der durchgeführten Maßnahmen? Gibt es Prozesse, die sicherstellen, dass keine Anfrage unbeantwortet oder unvollständig bleibt?
8. Ergänzende Punkte auf Basis spezifischer Anforderungen
• Branchenspezifische oder regulatorische Anforderungen: Welche weiteren Anforderungen (wie z. B. Umweltrichtlinien, Exportbeschränkungen, Datenschutz) müssen Sie als Lieferant erfüllen, und wie werden diese in die Abläufe integriert?
9. Debitorenmanagement: Forderungen kundenorientiert, effektiv und nachhaltig sichern & realisieren
Ein effizient strukturiertes Debitorenmanagement stärkt Ihre Liquidität und reduziert das Risiko von Zahlungsausfällen. Folgende Punkte gilt es zu Durchdenken & beim Einsatz in die obigen Prozesse kundenorientiert & transparent zu integrieren.
• Bonitätsprüfungen zur Risikobewertung: Nutzen Sie Bonitätsprüfungen zur Minimierung von Forderungsausfällen? Wie oft wird die Bonität Ihrer Kunden überprüft und aktualisiert, und welche externen Informationen werden dabei berücksichtigt?
• Kreditlimite und Risikosteuerung: Haben Sie individuelle Kreditlimits für Ihre Kunden festgelegt, um Zahlungsausfälle zu reduzieren? Welche Kriterien liegen diesen Limiten zugrunde, und wie werden diese regelmäßig überprüft?
• Gestaltung von Zahlungszielen und Skonti: Wie sind Ihre Zahlungsziele definiert? Bieten Sie (zu) attraktive Skonti zur Förderung schnellerer Zahlungen?
• Ausfallabsicherungen und Versicherungen: Nutzen Sie eine Warenkreditversicherung (WKV), Avale oder andere Instrumente, um Ihre Forderungen gegen Zahlungsausfälle abzusichern? Wie fügen Sie diese in Ihre Akquisestrategie ein?
• Factoring als Liquiditätsoption: Ist Factoring für Sie machbar & sinnvoll, um schnellere Liquidität zu gewinnen und das Risiko offener Forderungen auszulagern? Wie integrieren Sie es in Ihr Anfragemanagement?
Ein strukturiertes und effektives Anfrage- und Debitorenmanagement optimiert nicht nur Ihre internen Abläufe, sondern stärkt auch Ihre Kundenbeziehungen und sichert nachhaltig die Liquidität Ihres Unternehmens.
Lassen Sie uns gemeinsam die Prozesse in Ihrem Unternehmen analysieren, verbessern und nachhaltig umsetzen – für mehr Effizienz, höhere Liquidität und langfristige Stabilität.
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Zum letzten Punkt sehen Sie nachfolgend eine Liste meiner Veröffentlichungen als angestellter Dipl.-Kfm.
Datum / Zeitschrift bzw. Zeitung / Name des Artikels (sowie Art der Veröffentlichung & Seitenangabe)
• 01.11.2008 Wirtschaftskurier / „Die Wege zum Kunden sind vielfältig" (Artikel) 23
• 01.06.2008 Reinigungsmarkt / "Factoring wird immer mehr akzeptiert" (Artikel) 79-80
• 01.03.2008 Wirtschaftskurier / "Das Kind hat viele Namen" (Artikel) 24
• 01.11.2007 Wirtschaftskurier / "Mittelständler müssen Blick in die Bücher erlauben" (Artikel) 22
• 01.10.2007 IHK-Zeitschrift Heilbronn / "Liquidität steigern durch Forderungsverkauf" (Artikel) 28-29
• 01.06.2007 Kredit & Rating Praxis / "Factoring und Akzeptanz" (Artikel) 16-17
• 07.05.2007 Wirtschaftswoche / "Schneller Flüssig" (Zitiert) 140-142
• 01.04.2007 Handwerk Magazin / "Forderungen zu Geld machen" (Zitiert) 70-71
• 09.02.2007 Dt. Handwerkszeitung / "Gewusst wie: den Aussenständen Beine machen"(Zitiert) 15
• 02.02.2007 Econo / "Sofort flüssig" (Zitiert) 75-76
• 14.08.2006 Wirtschaftswoche / "Offen oder Still ...Factoringmodelle im Überblick" (Zitiert) 82-85
• 02.06.2006 Econo / "Mit allen Varianten jonglieren" (Zitiert) 73-74
• 08.05.2006 Business & Law / "Factoring als Refinanzierungsinstrument" (Artikel) 14-15
• 01.02.2006 PQ Personal Qualification / "Factoring für Personaldienstleister" (Artikel) 28-29
• 01.05.2005 Business in Baden / "Factoring: Absicherung gegen Forderungsausfälle" (Zitiert) 30-32
ferner verfüge ich über mehrjährige Erfahrung als Lehrbeauftragter an der Hochschule Offenburg (für Finanzierung & Entrepreneurial Finance).
